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Resolución de 17 de diciembre de 2012, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de declaraciones catastrales conservadas en sus propios archivos catastrales, en los de las Delegaciones de Economía y Hacienda y en los archivos histórico-provinciales de titularidad estatal, generadas durante el año 2005.

Publicado en:

Boletín Oficial del Estado, núm. 314 de 31 de diciembre de 2012, páginas 89681 a 89683 (3 págs.)

Sección:

III. Otras disposiciones

Departamento:

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

TEXTO

A la Dirección General del Catastro, en uso de las competencias que tiene conferidas por el artículo 4.1.i) del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, le corresponde la custodia y mantenimiento de los archivos catastrales. En base a ello, se instruyeron seis expedientes de eliminación de series documentales que se conservan en las sedes de sus gerencias regionales, territoriales o subgerencias; en los archivos gestionados directamente por las delegaciones de Economía y Hacienda; o en los archivos históricos-provinciales, donde se han enviado en virtud de transferencia y de acuerdo con lo dispuesto en el Plan de Calidad de Archivos Catastrales.

Dichas series están formadas por los expedientes de declaraciones catastrales generados como consecuencia de la presentación de los obligados tributarios ante las área de gestión de las gerencias catastrales, de los impresos diseñados al efecto y que constituyen la serie de modelos 900. En concreto, esta resolución se refiere a las siguientes series documentales:

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones de alteración del titular catastral de bienes inmuebles de naturaleza urbana (mod. 901).

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones de alteración de bienes inmuebles de naturaleza urbana (mod. 902).

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones simplificadas de alteración de bienes inmuebles de naturaleza urbana (mod. 902-S).

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones de alteración del titular catastral de bienes inmuebles de naturaleza rústica (mod. 903).

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones de alteración de bienes inmuebles de naturaleza rústica sin modificación de linderos (mod. 904).

– Expedientes de declaraciones catastrales de alteraciones catastrales: declaraciones de alteración de bienes inmuebles de naturaleza rústica: agregación, agrupación, segregación, división (mod. 905).

Las propuestas de eliminación fueron vistas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, reunida en pleno el día 21 de julio de 2009, que acordó emitir dictamen favorable a la eliminación de las series documentales de declaraciones catastrales, propuestas por el entonces Ministerio de Economía y Hacienda.

La Resolución de 27 de julio de 2009, de la Subsecretaría, autorizaba la eliminación de declaraciones catastrales conservadas en sus propios archivos catastrales, en los de las Delegaciones de Economía y Hacienda y en los archivos histórico-provinciales de titularidad estatal.

En el apartado segundo de su parte dispositiva se ponía de manifiesto que el dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos alcanzaba a las series documentales de los expedientes generados entre los años 1989-2002, y que la eliminación de los expedientes generados entre 2003 y 2008, ambos inclusive, sólo podría hacerse cuando éstos superaran los siete años de antigüedad. Estas eliminaciones tendrían lugar con carácter anual hasta el año 2015, y para llevarlas a término es necesaria resolución de la Subsecretaría.

En su virtud, en consecuencia con lo expuesto y a propuesta de la Secretaría General Técnica, he resuelto lo siguiente:

Primero.

Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación de las series documentales formadas por los expedientes de declaraciones catastrales, conservadas en los archivos de las gerencias regionales, territoriales y subgerencias catastrales; en los archivos de las delegaciones de Economía y Hacienda; así como en los archivos histórico-provinciales que hayan recibido parte de esas series por los medios previstos en el artículo 5 del Decreto 914/1969, de 8 de marzo, de creación del Archivo General de la Administración.

Segundo.

El régimen de exclusión y su eliminación afecta a los expedientes de declaraciones catastrales correspondientes a la serie 900 (901, 902, 902 S, 903, 904 y 905), generados durante el año 2005.

Tercero.

Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.

Cuarto.

Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.

Quinto.

De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada gerencia, delegación o archivo histórico-provincial, que debe ir acompañada de una certificación emitida por la empresa en la que conste la fecha o fechas de destrucción y el sistema empleado para la misma. De dicha acta y certificaciones debe mandarse copia diligenciada a la Dirección General del Catastro y a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, órgano competente en materia de calificación documental en virtud de las funciones previstas en el Artículo 19, párrafo ñ), del apartado 1 del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Tanto el original del acta como de las certificaciones mencionadas, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente Resolución como garantía jurídica frente a terceros. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico administrativo y que todavía estén pendientes de resolución por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa.

Sexto.

De todas las series se dejará a salvo un expediente, elegido a libre albedrío por los responsables de la destrucción. Este expediente, acompañado de otra copia del acta de destrucción y de las certificaciones emitidas por las empresas, será remitido a los diferentes archivos históricos provinciales, con la salvedad para el caso de Madrid, en el que será remitido al Archivo General de la Administración; para que se conserve como testimonio de los procedimientos derivados de las declaraciones catastrales. El ejemplar que se elija debe aportar un fiel reflejo de la tramitación de cada uno de los expedientes cuyas series se autorizan a eliminar.

Séptimo.

Efectuada la destrucción física de la documentación, los centros responsables de la custodia de las series documentales procederán a darles de baja en los inventarios correspondientes.

Octavo.

Contra la presente resolución se podrá interponer recurso de alzada ante el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 17 de diciembre de 2012.–La Subsecretaria de Hacienda y Administraciones Públicas, Pilar Platero Sanz.